La gestion de fichiers statiques

ulrich

Cette page fait partie d’une série portant sur les bonnes pratiques collaboratives numériques.

Je vais:

big number of stones on a mountain panorama, white sky
Les pierres sont statiques (en tant que telles), mais le tas de pierres peut bouger…
Statique versus dynamique

Lorsque l’on travaille avec des outils informatiques, on peut simplifier en disant que l’on interagit soit avec des fichiers qui ont vocation à rester statiques (figés), soit avec des informations dynamiques (vivantes), en provenance par exemple d’une base de données ou d’une application web.

On peut par exemple dire aussi que moins on doit collaborer avec autrui, plus on a tendance (par facilité et habitude) à créer des fichiers statiques. Et plus on doit œuvrer collectivement au sein d’un projet numérique important, plus on a intérêt à travailler dynamiquement avec des outils dédiés.
De la même manière, moins on doit exposer des informations sur le web, plus on va continuer de produire des fichiers statiques. Et inversement, plus on veut valoriser ses données sur le web, plus on a intérêt à les structurer et gérer de manière dynamique via une base de données.

On s’en doute, la réalité n’est pas aussi simple: il y a une pléthore de fichiers statiques (comme des images par exemple) dans une base de données et sur un site web. Et un fichier peut être mis à jour dynamiquement en ligne…

Mais que sont alors ces fichiers statiques ?

C’est tous les fichiers dont le contenu ne va à priori pas changer – à part si l’on crée une nouvelle version. Et là, soit on « écrase » la version d’avant, soit on crée un nouveau fichier statique.

Ces fichiers statiques sont:

  • Les images (les originales et les versions compressées pour le web);
  • Les vidéos (des rushes, les exports de montage) – voir les limitations plus bas;
  • Les sons (les enregistrements initiaux et les mixages);
  • Les PDF (exportés depuis des autres applications, comme Word);
  • Tous les documents qui sont créés avec une application (Word, Excel, InDesign etc);
  • Les emails (mais c’est discutable…);
  • Tous les fichiers techniques (XML, CSV etc);
  • Certains dossiers de sauvegardes (de son site web par exemple);
  • Tout autre document légal, que l’on conserve si besoin dans un dossier crypté;

Une caractéristique importante de ces fichiers statiques, c’est qu’ils sont composés d’une multitude d’informations hybrides, ayant des niveaux de détail différents, et qui « cohabitent » au sein d’un même objet. Tout est « aplati » dans cet objet, et l’on perd très souvent des informations précieuses sur le chemin. On peut chercher dans le fichier, mais on ne peut pas calculer ou facilement réutiliser des informations ailleurs.

On verra donc qu’il est possible – et même souhaitable – de déplacer une bonne partie du travail depuis les logiciels monolithiques classiques (Word, Excel etc) qui génèrent ces fichiers statiques vers des applications web plus adaptées au travail collaboratif et surtout, mieux structurées pour traiter les informations produites de manière plus efficace et exploitable.

Voici deux liens pour des exemples et des explications:

Comment traiter et rendre accessible les fichiers statiques ?

Pour pouvoir retrouver / partager / traiter les fichiers dans son système d’exploitation, il est absolument crucial de nommer les fichiers selon une nomenclature qui est utile autant à l’humain qu’à la machine, puis de les stocker dans un emplacement bien défini, selon une logique d’arborescence documentée.
Et selon les besoins, il est possible à ce stade de programmer des automations sur des fichiers ou des dossiers (renommage et / ou compression automatique, envoi dans un autre outil, récupération des métadonnées etc).

Ces deux opérations sont absolument indispensables de faire correctement lorsque l’on travaille à plusieurs. Quand on est seul, on peut toujours se dire “après moi le déluge”.

Pour éviter de devenir fou lorsque l’on collabore avec d’autres personnes sur des fichiers statiques, il est indispensable d’utiliser un service de stockage dans le cloud. Parce qu’envoyer des fichiers par pièce attachée dans un e-mail, ce n’est clairement pas un cadeau.

Voici un lien utile:

Quel service de stockage dans le cloud utiliser ?

Personnellement, j’utilise les services suivants: Dropbox, kDrive, pCloud, Google Drive, OwnCloud et One Drive. Le fait d’en utiliser autant en parallèle n’est pas idéal, parce qu’il peut parfois y avoir des conflits entre ces applications, qui pour certaines vont aller se nicher assez profondément dans le système d’exploitation. Rien de profondément problématique, mais des pertes momentanées des certaines fonctionnalités comme l’état de synchronisation.

Quid d’iCloud ?

Il faut oublier la solution d’Apple, iCloud, qui n’est pas du tout prévue pour un usage partagé en mode de travail sérieux, car elle ne permet pas de gérer les fichiers comme Dropbox et consorts. Bien que je suis utilisateur à 100% de machines Apple, j’ai beaucoup de peine avec les solutions logicielles développées par la firme. iCloud n’est tout simplement pas fait pour un usage qui veut plus que la synchronisation invisible des contenus de ses propres appareils Apple.

Dropbox, le classique

Les services cloud apportés par Dropbox vont bien au-delà de la synchronisation de fichiers entre plusieurs machines: il y a aussi des outils collaboratifs simples pour la vidéo, le texte (Paper), un gestionnaire de mots de passe… Mais ce qui rend Dropbox aussi largement utilisé est sa simplicité de mise en place et d’usage: une fois installé, c’est automatique et transparent.

kDrive, c’est pas encore ça

En début de l’année 2022, j’ai voulu migrer mes 1,5 To de données Dropbox sur la solution genevoise, le kDrive. Mais après plusieurs semaines tests et d’allers-retours avec leur service technique, j’ai lâché l’affaire: tout le processus de mise en place est bien laborieux et il y a des bugs qui rendent l’usage pas fiable. C’est dommage, car cette solution a plusieurs avantages par rapport à Dropbox, dont le prix et le lieu de stockage en Suisse.

pCloud, solution intéressante

J’ai acheté une licence à vie de 2To pour 5 utilisateurs d’une autre entreprise Suisse, qui développe pCloud (il font parfois des réductions de plus de 80%, ce qui rend l’acquisition intéressante). Cette solution est originale dans le sens qu’elle propose un disque virtuel qui permet d’étendre la capacité de stockage de son ordinateur, sans devoir stocker les données sur son propre disque dur. On est donc dépendants d’une bonne connexion Internet lorsque l’on veut accéder à ses fichiers… C’est pratique pour certaines données, mais certainement pas dans un mode où l’on doit être productif même hors ligne. Parfait pour les petits documents légers, mais clairement pas pour de la vidéo. La mise en route est quelque peu technique, car il y a plein de réglages et concepts spécifiques à comprendre.

Google Drive et One Drive, no drive…

Je n’ai jamais pu me faire à l’utilisation de Google Drive, qui est comme une savonnette dans un bain plein de mousse… Le peu que j’ai utilisé la solution de Microsoft One Drive, j’ai trouvé l’intégration avec les autres outils Microsoft pas évidente d’usage, et la gestion multi-compte n’est aussi pas au point, si l’on se fait inviter par une institution par exemple.

Own Cloud, trop dans son coin

L’application Own Cloud, qui a le mérite d’être en open source et développé avec un autre état d’esprit que toutes les solutions commerciales, a le grand désavantage des applications open source: plusieurs années de retard de fonctionnalités sur les autres solutions, une ergonomie pas très aboutie et malgré le côté ouvert, très peu interopérable avec d’autres outils (sans passer par un développeur).

L’outsider, Resilio Sync

Il y a aussi une autre solution qui fonctionne différemment, en mode P2P: Resilio Sync. Cette solution est intéressante pour synchroniser des fichiers entre plusieurs espaces de stockages locaux, sans être stockés sur un cloud. Cette solution est à mon sens plutôt complémentaire aux autres outils, elle est aussi plus technique à mettre en place. Elle a l’avantage non négligeable d’être moins onéreuse que toutes les autres solutions décrites ici.

Les solutions cloud n’aiment pas le montage vidéo

Il faut aussi savoir que tous ces services ne sont pas optimisés pour synchroniser des fichiers sous forme de bundle, comme les projets de montage vidéo avec Final Cut Pro. En effet, comme il y a une base de données contenant des milliers de fichiers dans le fichier du projet Final Cut Pro, il y a un fort risque de corruption de ce fichier.

J’ai eu deux expériences très différentes à ce propos: pour un projet de de 300Go stockés dans un dossier sur Dropbox, séparé du projet Final Cut, j’ai pu travailler de manière fluide avec quelqu’un d’autre à distance. Par contre, sur un projet plus ambitieux avec plusieurs To de vidéos, nous avons dû passer par la génération de vidéos proxies, pour partager le projet sur 3 lieux différents. J’ai passé plusieurs mois à essayer de faire fonctionner la mécanique, en essayant plusieurs services différents – rien n’y fait: le projet a toujours été corrompu par la synchronisation.

Nous sommes en 2023 et il n’est toujours pas possible de faire des montages vidéos en mode collaboration à distance… en tout cas pas avec Final Cut et sans mettre des milliers de francs par année pour se payer un système de cloud optimisé. Donc, attention…

En résumé

Tant que l’on crée des informations sur un mode « one shot », sans besoin de mise en relation avec d’autres informations, alors on peut tranquillement produire des fichiers statiques comme d’habitude.

Je conseille tout de même de bien réfléchir avant de créer un fichier statique si:

  • l’application utilisée est bien la plus adaptée au mode collaboratif; idéalement choisir une application web qui est d’origine conçue pour des usages en équipe;
  • des données dans le fichier devraient être utilisables ailleurs, également; on a meilleurs temps de stocker ces données dans une base de données dès le départ (pour éviter de devoir manuellement mettre à jour ces données dans plusieurs endroits et fichiers);

Si l’on aimerait faire vivre ses informations, les mettre en relation avec d’autres données et profiter du potentiel d’automatisation de l’informatique, alors on a tout intérêt à passer du côté de la production d’informations dynamiques.

Pour illustrer la différence et la complémentarité entre les fichiers statiques et les données dynamiques, voici un schéma tiré de la mise en place d’une architecture logicielle pour l’association Utopiana:

Le cloud de fichiers statiques est la base de la pyramide des données

Concernant le service de synchronisation dans le cloud, je conseille l’usage de Dropbox parce que c’est la solution la plus simple et la plus solide selon mon expérience (cela fait 10 ans que je l’utilise, sans soucis).
L’aspect négatif est son prix conséquent dès que l’on veut collaborer à plusieurs, son outil de gestion des autorisations d’équipe (très peu pratique)… et le fait que c’est un service américain.

Mais plus que le choix du service cloud, les deux aspects les plus importants pour la bonne utilisation des fichiers statiques sur sa machine sont: bien organiser son arborescence de dossiers et définir une logique de nomenclature.

Mes autres tutoriels et documentations méthodologiques: