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Divers

Ces applications qui changent votre vie

Dans ce billet, j’aimerais vous présenter quelques applications web qui ont passablement changé ma vie.
Ce n’est pas si exagéré de dire ça: mon activité d’indépendant dans le digital a pu être consolidée et prendre de la valeur grâce à l’usage conséquent de ces outils.

J’ai la sensation qu’enfin, nous avons à disposition des outils qui fonctionnent en adéquation avec le potentiel du monde digital et qui ne sont plus des simples transpositions de ce que l’on connaît du “premier monde”.

Plus besoin d’utiliser des usines à gaz (à la Word) qui génèrent l’angoisse de la maîtrise du détail (à la Adobe), plus besoin de contraindre votre créativité sur les étalons du siècle dernier (cf les outils de montage vidéo): les nouvelles applications sont simples et intuitives, se concentrent sur l’essentiel, et proposent des connexions à d’autres outils pour étendre le potentiel de vos données et de votre travail.

Vous travaillez sur des projets qui nécessitent la mise en place d’un espace de connaissance partagé, d’une mécanique collaborative créative, de fonctions de partage et de publication efficaces ?
Ce billet est pour vous.
J’espère qu’il pourra servir comme inspiration pour vous aider à améliorer vos propres workflows et pour développer de nouvelles chaînes de valeur.

Voici la liste des applications que je vais passer en revue:

Avant de démarrer, j’aimerais préciser que ce billet n’est pas sponsorisé; je l’ai écrit de manière complètement indépendante, pour transmettre à partir de mon expérience ce qui peut être utile pour d’autres personnes.
Comme je l’ai déjà fait avec mon billet sur les plateformes de vidéo interactive, le billet sur les applications de transcription et de sous titrage ou les autres ici:

Airtable

J’ai commencé à utiliser Airtable en 2015, en cherchant un outil de création de base de données pour archiver des processus créatifs et pour prototyper des projet complexes.
La simplicité d’utilisation et la satisfaction de très vite avoir un résultat utilisable et partageable a fait que finalement, j’ai utilisé cet outil pour de plus en plus de projets. Et depuis 2017, comme “back-office” pour des projets, comme ce portail sur l’histoire du journalisme Suisse.

Ce que j’aime:

  • La simplicité et l’efficacité de la mise en place d’une base de données, adaptée aux besoins spécifiques d’un projet. On part des usages et des besoins, on teste et on affine, et quand c’est prêt, les développeurs utilisent l’API d’Airtable pour construire ce qu’il faut à partir de cette base de données.
  • L’écosystème qui s’est développé par dessus Airtable. J’utilise par exemple Miniextensions pour ajouter des automatisations, proposer des formulaires pour des utilisateurs externes… Il y a également d’autres outils qui permettent de générer un site web ou une application mobile directement à partir de Airtable. Puissant !
  • Les fonctions de partage et d’intégration, très bien pensées – cf l’exemple ci-dessous.
  • Les possibilités liées aux applications intégrées (par exemple de pouvoir intégrer Google Vision pour analyser ses images) et des fonctions d’automation internes.

Ce que j’aime moins:

  • Le modèle économique: l’abonnement basé sur le nombre d’utilisateurs. Par exemple sur le projet Mirabilia, il y a une vingtaine de collaborateurs, ce qui revient à plus de 4000.- / année. Si chaque collaborateur passe en moyenne 4 heures par mois sur cet outil, ce n’est pas rentable…
  • Les limites des tables liées et des listes multiples: il n’est parfois pas possible de réaliser exactement ce que l’on veut, basé sur des limites d’autorisations ou sur l’architecture de l’outil.

Exemples: l’atelier de participation citoyenne donné à l’Hepia, intitulé Des Cartes et des Rêves, le projet web documentaire L’Île Invisible, la plateforme de médiation culturelle Mirabilia, la Fondation Fluxum

Voici l’intégration du projet avec les étudiants de l’HEPIA, où la base Airtable va servir à générer une carte interactive.

Notion

Cela fait je pense bientôt 3 ans que j’utilise Notion, au départ attiré par le concept original de mélanger un tableur (à la Excel) avec un éditeur de texte (à la Word). Il y avait (et il y a toujours) aussi d’autres solutions, comme Coda ou Quip, que j’ai aussi utilisé.
Sans vraiment faire des tests comparatifs extensifs, je me suis laissé guider par le travail improvisé et ce n’est que tout récemment, fin 2020, que j’ai véritablement découvert tout le potentiel de Notion. On peut dire que ça a été une sorte de… coup de foudre à retardement !

Depuis, j’utilise cet outil pour gérer et développer un certain nombre de mes projets, pour les raisons que je détaille ci-dessous.

Ce que j’aime:

  • La simplicité d’usage, le design, la lisibilité du résultat
  • Les puissantes fonction d’intégration de services tiers, au sein d’une page (embed)
  • Les multiples vues pour les bases de données intégrées, notamment la vue timeline qui permet de gérer ses tâches dans le temps
  • Le modèle d’abonnement, très sympathique pour déjà travailler de manière conséquente (j’utilise actuellement encore la version gratuite)

Ce que j’aime moins:

  • Pas d’intégration (en mode embed) dans d’autres pages, contrairement à Airtable. Même en bricolant avec une iframe (comme j’ai réussi à faire avec Raindrop, cf ci-dessous), je n’ai pas pu intégrer un exemple sur cette page. Dommage…
  • Quelques bugs lors de l’utilisation collaborative de la timeline (vue de tâches dans le temps) et les liens entre les pages
  • Il n’est (pour le moment ?) pas possible de créer un template où l’on spécifie les champs d’une table, pour produire des vues spécifiques à une entrée de table (par exemple un contact), pour générer une facture ou un devis lié. Si cette fonction est implémentée un jour, j’abandonne mon application de facturation (facture.net, pourtant très bien et gratuite): Notion serait ainsi un CRM parfait !

Exemples: le projet de valorisation patrimoniale Traverse, le dispositif Compasciences, des projets personnels et d’autres en gestation…

Les diverses vues de Notion

Un article très complet qui présente Notion

Trello

Trello est devenu l’un des classiques que “tout le monde” utilise, à côté de Slack. S’il y a un outil qui démocratise l’usage d’applications modernes qui vous aident à travailler autrement (plus efficacement, de manière collaborative), c’est bien Trello.

J’utilise Trello depuis des années, pour mes propres activités, mais aussi sur des projets externes (comme le projet Mirabilia). Une fois que l’on a bien saisi comment l’utiliser (découper les choses à faire en petites tâches clairement définies et structurées), cela permet de bien gérer les projets et d’avoir la sensation que les choses avancent (quand on archive une tâche, par exemple).

Cependant, Trello est challengé… par des outils comme Notion. Je suis en train de migrer les tâches de Trello à Notion – qui permet de mettre en place le même type d’organisation en mode Kanban – parce que dans Notion je vois TOUT ce dont j’ai besoin.

Ce que j’aime:

  • La simplicité et la clarté du design
  • Les fonctions collaboratives intégrées au sein d’une tâche
  • Pour profiter pleinement du potentiel de cette application, il faut clarifier les choses à résoudre dans son propre esprit: une grande partie du travail à réaliser est ainsi déjà sur de bonne bases

Ce que je n’aime pas:

  • L’outil n’a que très peut évolué depuis des années, il se fait dépasser par d’autres outils comme Notion…
  • Il manque de connecteurs pour intégrer puis afficher des informations en provenance d’autres applications (mais on peut utiliser Zapier ou IFTTT pour automatiser pas mal de choses)
  • Pas d’intégration simple (en mode embed) sur une page – la référence en la matière reste Airtable
Un exemple d’usage de Trello

Raindrop

Comme la plupart des application décrites ici, j’ai commencé à utiliser Raindrop sans vraiment y prendre garde: je l’utilisais juste comme un outil de bookmarks, indépendant du navigateur utilisé (ça marche aussi sur smartphone).
Ce n’est qu’en démarrant deux projets qui demandaient un partage de références et de sources que je me suis mis à utiliser plus intensément Raindrop, et à découvrir toutes ses fonctionnalités.

Ce que j’aime:

  • L’intégration dans tous les navigateurs, même mobiles; l’application native pour OSX.
  • La simplicité d’usage et les fonctionnalités de gestion des signets
  • Le design, la personnalisation des collections
  • Le partage collaboratif des collections
  • Le prix abordable

Ce que j’aime moins:

  • Quelques caprices lors de la saisie des #tags (ça ne prend pas le tag à chaque fois)

Un exemple de collection de liens, spécifiquement sur les outils et applications web que je trouve intéressants (complémentaires à cette liste ici)

Miro

Avant d’utiliser Miro de manière plus conséquente en souscrivant à un abonnement, j’ai utilisé d’autres outils de mindmapping ou de création de schémas: Mindmeister, Wireframe, Moqups, Whimsical

Ce qui m’a décidé d’utiliser de manière prioritaire cet outil sont les arguments suivants.

Ce que j’aime:

  • Le bon équilibre entre la simplicité d’usage et les fonctions avancées: on arrive très vite à un résultat exploitable, sans être trop coincé par les limitations de l’outil (oui, ce n’est pas un logiciel Adobe…)
  • Les fonctions de partage et d’intégration, allant de pair avec les capacités collaboratives
  • Les applications que l’on peut ajouter pour étendre les fonctionnalités et capacités de l’application

Ce que j’aime moins:

  • Le rendu esthétique, que je trouve un peu moins réussi que l’outil Whimsical
  • Les templates ne sont pas toujours très réussis (ne donnent pas envie); je démarre toujours depuis une page blanche

Voici un exemple d’une utilisation, pour mon projet de web documentaire L’Île Invisible:

Milanote

Milanote est une application qui se situe quelque part à mi chemin entre Evernote et Notion: prise de notes et jolie présentation au sein d’une page. On peut utiliser une extension pour sauver des pages web (un peu à la Pinterest), que l’on peut ensuite organiser dans des Boards, que l’on customise.

Un peu comme Trello, cette application fait très bien ce qu’elle se propose de faire, mais elle est vite limitée et dépassée par des outils comme Notion, qui sont bien plus puissants.

Ce que j’aime:

  • Le design de l’interface et l’esthétique du résultat partageable
  • Les fonctions de capture de pages web et de partage
  • Les fonctions d’export (on est pas prisonniers de l’application)

Ce que j’aime moins:

  • Il manque des connecteurs à d’autres applications (importer / synchroniser des données existantes)
  • L’outil n’a que très peu évolué ces derniers mois

Voici un projet réalisé avec Milanote, pour préparer et accompagner un atelier sur la valorisation de contenus culturels:

J’espère que ce rapide survol d’applications “qui peuvent changer votre vie” vous a donné envie d’essayer l’un ou l’autre de ces outils – et de peut-être profiter d’une productivité accrue, voir même de pouvoir prendre plaisir à organiser et exécuter votre travail quotidien…

Si vous avez d’autres expériences avec ces outils (qui peuvent aussi faire peur…) ou que vous en connaissez d’autres, encore plus révolutionnaires: envoyez-moi un email !

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